လုပ္ငန္းခြင္သုံး အဂၤလိပ္စာေရးသူမ်ားအတြက္ အေကာင္းဆံုး တည္းျဖတ္ျခင္းဆိုင္ရာ အႀကံျပဳခ်က္ (၁၀)ခ်က္

ေမးခြန္း = ထိေရာက္တဲ့ အီးေမး(လ္)မ်ား၊ ေပးစာမ်ား၊ အစီရင္ခံစာမ်ားႏွင့္ အဆိုျပဳခ်က္မ်ား ေရးသားႏိုင္တဲ့ လွ်ိဳ႕၀ွက္ခ်က္က ဘာမ်ားပါလဲ?

အေျဖ = အင္း၊ အဲဒါကေတာ့ C ေလးလံုးကို လိုက္နာရံုပါပဲ။

  1. Be clear (ရွင္းရွင္းလင္းလင္း)ျဖစ္ပါေစ။
  2. Be concise (က်စ္က်စ္လစ္လစ္)ျဖစ္ပါေစ။
  3. Be considerate (စာနာေထာက္ထားပါ)ႏွင့္
  4. Be correct (အမွားကင္း)ပါေစ။


အေမး = တကယ္ပဲ အဲဒီေလာက္ေတာင္ ႐ိုးရွင္းၿပီး လြယ္ကူပါလား?

အေျဖ = အင္း - တကယ္ေတာ့လည္း မဟုတ္ပါဘူး။ ဘ၀လိုပါပဲ။ စာေရးသားျခင္းကလည္း တစ္ခါတစ္ရံ ႐ႈပ္ေထြးတယ္။ အလိုမက်ျဖစ္ရတယ္။ ခက္ခဲတယ္။ ဒါေပမဲ့ ကိုယ့္ရဲ႕ စာေရးသားတဲ့ ဘ၀ကို သက္ေတာင့္သက္သာရွိေစဖို႔ဆိုရင္ ေအာက္ေဖာ္ျပပါနည္းမ်ားျဖင့္ ကိုယ္ေရးထားတဲ့စာကို တည္းျဖတ္ျခင္းျဖင့္ ျပဳလုပ္ႏိုင္ပါတယ္။ စာေရးျခင္းအလုပ္ လုပ္ေနသူမ်ား အတြက္ လ်င္ျမန္တဲ့တည္းျဖတ္ျခင္းဆိုင္ရာ အႀကံျပဳခ်က္ (၁၀) ခ်က္ကို ေဖာ္ျပလိုက္ပါတယ္။

၁.  စာဖတ္သူမ်ားရဲ႕အျမင္ျဖင့္ၾကည့္ပါ (Adopt the 'you' attitude)

ဆိုလိုတာကေတာ့ အေၾကာင္းအရာတစ္ခုကို စာဖတ္သူမ်ားရဲ႕အျမင္ ဘက္ကေန ၾကည့္ပါ။ သူတို႔ ဘာကို သိလိုတယ္၊ ဘာကို သိဖို႔လိုအပ္တယ္ဆိုတာကို အေလးထားပါ။

Draft း I have requested that your order be sent out today. (ခင္ဗ်ားရဲ႕ အမွာစာကို ဒီေန႔ပဲ ပို႔ေပးဖို႔ ကၽြန္ေတာ္ ေတာင္းဆိုထားပါတယ္။)
Correction း You will receive your order by Wednesday. (ခင္ဗ်ားရဲ႕ အမွာစာကို ဗုဒၶဟူးေန႔ ရမွာပါ။)

၂. တကယ့္ကတၱား (Subject) ကို အာ႐ံုထားပါ။ (Focus on the real subject)

အားနည္းေသာ ကတၱား (weak subject)ေနာက္က လိုက္တဲ့ စကားစုထဲသို႔ အဓိကက်ေသာ စကားလံုးတစ္လံုးကို ထည့္ေရးျခင္းျဖင့္ မျမႇဳပ္ပစ္ပါႏွင့္။

Draft : The implementation of the new marketing campaign will begin on June 1. (ေစ်းကြက္ တင္ေရာင္းခ်မႈရဲ႕ စစ္ဆင္ေရးအသစ္ အေကာင္အထည္ေဖာ္ျခင္းကို ဇြန္လ(၁)ရက္ေန႔မွာ စတင္မွာ ျဖစ္ပါတယ္။)
Correction : The new marketing campaign will begin on June 1. (ေစ်းကြက္တင္ေရာင္းခ်ျခင္း၊ စစ္ဆင္ေရး အသစ္ကို ဇြန္လ(၁)ရက္ေန႔မွာ စပါမယ္။)

၃. ခံရျခင္းျပႀကိယာပံုစံ မဟုတ္ဘဲ ျပဳလုပ္ျခင္းႀကိယာပံုစံကို အသံုးျပဳၿပီး ေရးပါ။ (Write actively, not passively)

ဆီေလ်ာ္တဲ့အခါတိုင္း သင့္၀ါက်တြင္ ကတၱားကို ေရွ႕မွာထားၿပီး ၄င္းကို တစ္ခုခုလုပ္ေဆာင္ခိုင္းပါ။ Active voice ကို အသံုးျပဳျခင္းသည္ passive voice သံုးျခင္းထက္ပို၍ ထိေရာက္ပါတယ္။ ဘာေၾကာင့္လဲဆိုေတာ့ ၄င္းဟာ ပိုၿပီး တိုက္႐ိုက္က်တယ္။ ပိုၿပီး က်စ္လစ္တယ္။ ၿပီးေတာ့ နားလည္ဖို႔ ပိုၿပီးေတာ့ လြယ္ကူတယ္။ (ဒါေပမဲ့ အၿမဲတမ္းေတာ့ မဟုတ္ပါ။)

Draft : Your proposal was reviewed at our meeting on April 1, and it was immediately submitted to the developers. (ဧၿပီလ (၁)ရက္ေန႔က ကၽြန္ေတာ္တို႔ရဲ႕ အစည္းအေ၀းမွာ ခင္ဗ်ားရဲ႕ အဆိုျပဳခ်က္ဟာ ျပန္လည္စစ္ေဆးျခင္းခံရၿပီးေတာ့ ခ်က္ခ်င္းပဲ ထုတ္လုပ္သူေတြထံ တင္ျပလိုက္ပါတယ္။)
Correction: We reviewed your proposal on April 1 and immediately submitted it to the developers.
(ခင္ဗ်ားရဲ႕ အဆိုျပဳခ်က္ကို ဧၿပီလ (၁)ရက္ေန႔မွာ ကၽြန္ေတာ္တို႔ ျပန္စစ္ေဆးၿပီး ခ်က္ခ်င္းပဲ ထုတ္လုပ္သူေတြထံ တင္ျပလိုက္ပါတယ္။)

၄. စကားလံုးႏွင့္ စကားစုအပိုမ်ားကို ျဖတ္ေတာက္ပစ္ပါ။ (Cut unnecessary words and phrases)

စကားလံုးမ်ား စုၿပံဳေနေသာ အသံုးအႏႈန္းမ်ားသည္ စာဖတ္သူေတြကို အာ႐ံုျပားေစပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္ ျပည့္သိပ္ ႐ႈပ္ပြေနတာေတြကို ျဖတ္ေတာက္ပစ္ပါ။

Draft : I am writing this note because I want to thank you very much for organizing the open house that was held last Thursday. (ကၽြန္မ ဒီစာကို ေရးလိုက္ရတဲ့အေၾကာင္းရင္းကေတာ့ ၿပီးခဲ့တဲ့ ၾကာသပေတးေန႔က ျပဳလုပ္ခဲ့တဲ့ မည္သူမဆို လာေရာက္ေလ့လာႏိုင္တဲ့ အေျခအေန (open house)ကို စီစဥ္ေပးတဲ့အတြက္ ေက်းဇူးအရမ္းတင္ေၾကာင္း ေျပာခ်င္လို႔ပါ။)
Correction : Thank you very much for organizing last Thursday’s open house. (ၿပီးခဲ့တဲ့ ၾကာသပေတးေန႔က open house ကို စီစဥ္ေပးတဲ့အတြက္ အရမ္းေက်းဇူးတင္ပါတယ္)

၅. ဒါေပမဲ့ အဓိကစာလံုးမ်ား မခ်န္ခဲ့ပါႏွင့္။ (But don’t leave out key words)

မိမိရဲ႕ အေရးအသားဟာ ရွင္းလင္းၿပီး က်စ္လစ္ဖို႔ဆိုရင္ စကားလံုးတစ္လံုး (သို႔) ႏွစ္လံုး ျဖည့္စြက္ဖို႔လိုအပ္ပါတယ္။

Draft : The storage shed is the first step. (သိုေလွာင္႐ံုကေတာ့ ပထမ အဆင့္ပါပဲ။)
Correction: Unlocking the storage shed is the first step. (သိုေလွာင္႐ံုကို ဖြင့္ျခင္းကေတာ့ ပထမအဆင့္ပါပဲ။)

၆. ၿပီးေတာ့ ယဥ္ေက်းဖို႔ရာ မေမ့ပါႏွင့္။ (And don’t forget your manners)

ဒီေနရာမွာေတာ့ ေရွ႕က ေဖၚျပခဲ့တဲ့ စာနာေထာက္ထားပါ (be considerate) ဆိုတဲ့ အခ်က္ပါလာပါၿပီ။ သင့္လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္ေတြနဲ႔ စကားေျပာတဲ့အခါမွာ “ေက်းဇူးျပဳၿပီး” (please)နဲ႔ “ေက်းဇူးတင္ပါတယ္”(thank you)ဆိုတဲ့ အသံုးအႏႈန္းေတြကို ထည့္ေျပာရင္ သင့္ရဲ႕ e-mail ထဲမွာလည္း ဒီစကားလံုးေတြကို ထည့္သံုးသင့္ပါတယ္။

Draft : Send me the jargon report before you head home. (ခင္ဗ်ား မျပန္ခင္ ပညာရပ္ဆိုင္ရာ ေ၀ါဟာရ အစီရင္ခံစာကို ကၽြန္ေတာ့္ဆီ ပို႔လိုက္ပါ။)
Correction: Please send me the jargon report before you head home. (ခင္ဗ်ား မျပန္ခင္ ပညာရပ္ဆိုင္ရာ ေ၀ါဟာရ အစီရင္ခံစာကို ေက်းဇူးျပဳၿပီး ကၽြန္ေတာ့္ဆီ ပို႔ေပးပါ။)

၇. ေခတ္မမီေတာ့တဲ့ အသံုးအႏႈန္းမ်ားကို ေရွာင္ရွားပါ။ (Avoid outdated expressions)

မိမိေရးသားတဲ့ စာမ်ားကတစ္ဆင့္ သင္ဟာ ေရွးဆန္ၿပီး တည္ၾကည္ေလးနက္လြန္းသူရယ္ လို႔ အထင္မခံခ်င္ရင္ စကားေျပာရာတြင္ ဘယ္ေသာအခါမွ အသံုးမျပဳသည့္ အသံုးအႏႈန္းမ်ားျဖစ္ေသာ “Attached herewith” (ဤစာႏွင့္အတူ ပူးတဲြ) “this is to advise you” (ဤ(စာ)သည္ သင့္အား အႀကံျပဳရန္) “as per your request” (ဆံုးျဖတ္ထားေသာ သင္၏ ေတာင္းဆိုခ်က္ႏွင့္စပ္လ်ဥ္း၍) တို႔ကို ေရွာင္ပါ။

Draft : Attached herein for your reference is a duplicated version of the aforementioned deed.
(သင့္အေနျဖင့္ ရည္ညႊန္းႏိုင္ရန္အတြက္ ေရွ႕ေဖာ္ျပပါ စာခ်ဳပ္၏ မိတၱဴတစ္ေစာင္ကို ဤစာရြက္စာတမ္းမ်ားႏွင့္အတူ ပူးတဲြေပးပို႔လိုက္ပါသည္။)
Correction: I have enclosed a copy of the deed. (စာခ်ဳပ္၏ မိတၱဴတစ္ေစာင္ကို အတူထည့္ေပးလို္က္ပါတယ္။)

၈. ေပၚပင္ စကားလံုးမ်ားသုံးျခင္းကို ကန္႕သတ္ပါ။ (Put a cap on buzzwords)

ေလာေလာဆယ္ ေခတ္ဆန္ၿပီး ေရပန္းစားေသာ စကားလံုးမ်ားကို လူေတြရဲ႕ ႀကိဳဆိုလက္ခံမႈသည္ လ်င္ျမန္စြာ ေပ်ာက္ပ်က္ သြားပါတယ္။

Draft : At the end of the day the bottom line is that we should facilitate opportunities for-employees to provide input on best practices. (အရာရာကို စဥ္းစားၿပီးတဲ့ေနာက္ လက္ခံလိုက္ရတဲ့ အေရးႀကီးတဲ့ အခ်က္ကေတာ့ ၀န္ထမ္းေတြကို စံထားေလာက္ၿပီး တျခားကုမၸဏီေတြကပါ အတုယူေလာက္တဲ့ လုပ္ေဆာင္ပံုေတြ ပိုၿပီးေကာင္းလာဖို႔ အတြက္ မိမိမွာရွိတဲ့ အေတြ႕အႀကံဳေတြ ဗဟုသုတေတြ ေပးႏိုင္မဲ့ အခြင့္အေရးေတြရေအာင္ ကူညီရမယ္ဆိုတာပါပဲ။)
Correction: Let’s encourage people to make suggestion. (လူေတြကို အႀကံေပးႏိုင္ေအာင္ အားေပးၾကပါစို႔)

၉. သင့္ရဲ႕ အထူးျပဳစကားလံုးပံုေတြကို ၿဖိဳခ်ပါ။ (Unstack your modifiers)

Stacking ရဲ႕ အဓိပၸါယ္ကေတာ့ နာမ္တစ္ခုရဲ႕ အေရွ႕မွာ အထူးျပဳစကားလံုးေတြကို စုပံုထားျခင္းပါပဲ။ ယာဥ္ေၾကာပိတ္ဆို႔ျခင္းဆိုတဲ့ အဓိပၸါယ္နဲ႔ သေဘာတရားအတူတူပါပဲ။ နာမ္တန္းရွည္ႀကီးကေတာ့ စကားလံုး တစ္လံုး (သို႔) ႏွစ္လံုးသက္သာေစေပမဲ့ စာဖတ္သူေတြကိုေတာ့ ႐ႈပ္ေထြးေစပါတယ္။

Draft : Space telescope wide-field planetary camera instrument definition team ground based charged-couple-device camera. (from New Scientist, cited by Mathew Lindsay Stevens in Subtleties of Scientific Style, 2007.
(Subtleties of Scientific Style, 2007 ထဲက New Scientist မွ Mathew Lindsay Stevens က ေကာက္ႏႈတ္ ကိုးကားျပပါသည္။)
Correction: Huh? (ဟင္!)

၁၀. စာၾကမ္းကို ေသခ်ာစြာဖတ္႐ႈျပင္ဆင္ပါ။ (Proofread)

ေနာက္ပိတ္ဆံုး အမွားျပင္ရပါမယ္။

Draft : When you’re in a hurry, it’s very easy to leave words. (အလ်င္လိုေနတဲ့အခါမွာ စကားလံုး၊ စကားလံုးေတြ ထားခဲ့ဖို႔ အလြန္လြယ္ကူပါတယ္။
Correction: When your’re in a hurry, it’s very easy to leave out words.
(အလ်င္လိုေနတဲ့အခါမွာ စကားလံုးေတြ က်န္ခဲ့ဖို႔ အလြန္လြယ္ကူပါတယ္)

Richard Nordquist ၏ Top 10 Editing Tips for Business Writers ကို ကိုးကားေရးသားထားပါသည္။ 

 

Views: 6366

Reply to This

Replies to This Discussion

Thank you very much.

Thanks

Thank you very much.

Thank you for your posted.
Thank yoy

Thanks a lot  .

Thank you so much.

Thank u so much!

was really useful ...thanks ...

I really like your post, and I would like to know I can or not to download your lessons

Thanks million..

By the way , kindly let me know how to save this lesson at my computer?

RSS

Featured Discussions

© 2020   Created by Myanmar Network.   Powered by

Badges  |  Report an Issue  |  Terms of Service