ရံုးတြင္ မရွိေၾကာင္း အသိေပးအေၾကာင္းၾကားစာမ်ား

[Zawgyi]

ကဲ၊ အဲဒီေတာ့ ယေန႔သည္ ကၽြႏု္ပ္တို႔၏ ႏွစ္စဥ္မိသားစု အပန္းေျဖအားလပ္ရက္ မတိုင္မီ ႐ံုးတြင္ ႐ိွေသာ ေနာက္ဆံုးရက္ျဖစ္သည္ ဆိုပါစို႕။ ကၽြႏု္ပ္၏ ေ႐ွ႕တြင္ မိသားစု၊ စာအုပ္ေကာင္းအခ်ိဳ႕ႏွင့္အတူ ႏွစ္ပတ္ၾကာ ပင္လယ္ကမ္းေျခခရီးစဥ္က ရွိေနပါသည္။


ကၽြႏု္ပ္၏ ကုမၸဏီသည္လည္း ကၽြႏု္ပ္ နားမည္ျဖစ္ေၾကာင္း သိေနပါသည္။ လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဘက္အားလံုးကို အေၾကာင္းၾကား ၿပီးျဖစ္သည္။ ထပ္မံ၍ သတိေပးၿပီးလည္းျဖစ္သည္။ အီးေမးလ္ စာလက္ခံရာ (Inbox) တြင္လည္း အလုပ္ေႂကြးက်န္ ဘာမွမရွိသေလာက္ ျဖစ္ေနပါသည္။ ထို႔ေၾကာင့္ ေနာက္ဆံုးလုပ္စရာအရာဟူ၍ ကၽြႏု္ပ္ရံုးတြင္မရွိေၾကာင္း Out of office message (အလိုအေလွ်ာက္ စာျပန္ေပးမည့္ ျပန္စာမ်ိဳး) ကို ေရးရန္သာ ရွိပါေတာ့သည္။


သင္၏ ရံုးတြင္မရွိေၾကာင္းအသိေပးအေၾကာင္းၾကားမႈသည္ မွန္ကန္မႈရွိရန္ အလြန္ အေရးႀကီးပါသည္။ ပထမဆံုးအေနႏွင့္ အီးေမးလ္ပို႕မည့္ သူမ်ားကို သင္သည္ သူတို႔၏ စာကို ခ်က္ခ်င္းအေၾကာင္းျပန္ေပးႏိုင္မည္မဟုတ္ဆိုသည္ကို ၎အေၾကာင္းၾကားစာႏွင့္ သိေစမည္ ျဖစ္သည္။ ဒုတိယအေနႏွင့္ အကယ္၍ သင္၏ေရးသားထားပံု မွန္ကန္ပါက ၎အခ်က္သည္ လူေတြက သင့္ဆီကို ငါးမိနစ္ၾကာတိုင္းတစ္ခါ ဖုန္းဆက္ေခၚေတာ့မည္မဟုတ္။ အဘယ္ေၾကာင့္ဆိုေသာ္ အခုေလာေလာဆယ္ ဆက္သြယ္မရရွိပါ ဟုေျပာျခင္းႏွင့္ အမွန္တကယ္ ရံုးတြင္မရွိျခင္းတို႔ၾကားတြင္ ကြာျခားခ်က္ ရွိေနေသာေၾကာင့္ ျဖစ္သည္။ ၎ျပင္ ေနာက္ဆံုးတြင္ ေကာင္းမြန္ေသာ Out of office စာမ်ိဳးသည္ လူမ်ားကို အျခားမည္သည့္ေနရာသို႔ အကူအညီေတာင္းခံႏိုင္ေၾကာင္း မွန္ကန္ေသာ ညြန္ၾကားခ်က္မ်ား ေပးမည္ျဖစ္ေသာေၾကာင့္ သင္၏ အားလပ္ရက္အနားယူျခင္းသည္ သူတို႔၏ လုပ္ငန္းစဥ္မ်ားအတြက္ အဖုအထစ္ ျဖစ္ေစေတာ့မည္ မဟုတ္ပါ။

ၿပီးျပည္စံုမႈရွိေသာ ရံုးတြင္မရွိေၾကာင္းအေၾကာင္းျပန္စာေရးသားႏိုင္ရန္အတြက္ အသံုးဝင္ေစမည့္ အႀကံျပဳခ်က္မ်ားကို ဤေနရာတြင္ ေဖာ္ျပေပးပါမည္။


အဆင့္ ၁

Hi Thank you for your e-mail. (ဟိုင္း(ႏႈတ္ဆက္) သင့္ အီေမးလ္အတြက္ ေက်းဇူးတင္ပါတယ္။)

အၿမဲတမ္းႏႈတ္ဆက္မႈႏွင့္ ေက်းဇူးတင္ေၾကာင္း ေျပာဆိုပါ။ ဤအခ်က္သည္ သူတို႔ သင့္ကို လိုအပ္ေနေၾကာင္း သင္သိရွိပါသည္၊ သင္မရွိေနျခင္းေၾကာင့္ သင္သည္ သူတို႔ကို အဆင္မေျပမႈ ျဖစ္ေစပါေတာ့မည္ဟု စာလက္ခံသူအား အခ်က္ျပရာေရာက္ပါသည္။


အဆင့္ ၂


I am now out of the office on family vacation/at a conference/travelling to China, etc.

ကၽြႏု္ပ္သည္ ယခု (မိသားစုအားလပ္ရက္ ခရီးသြားေန (သို႔) ကြန္ဖရင့္ အစည္းအေဝးတစ္ခုတြင္ တက္ေရာက္ေန (သို႔) တရုတ္ႏိုင္ငံသို႔ခရီးသြားေန စသျဖင့္) ေသာေၾကာင့္ ရံုးတြင္ မရွိပါ။


သင္ out of office ျဖစ္ရသည့္ အၾကာင္းရင္းကိုေပးပါ။ ဆက္စပ္မႈအေၾကာင္းအရာသည္ အေရးႀကီးပါသည္။ အဘယ္ေၾကာင့္ဆိုေသာ္ ၎သည္ တစ္ဖက္လူအား သင္၏အေျခအေနကို နားလည္ေစပါသည္။ အားလပ္ရက္ခရီးသြားေနျခင္းသည္ နာရီ / ရက္အနည္းငယ္ ဆက္သြယ္၍ မရျခင္းမ်ိဳးသက္သက္ ႏွင့္ ျခားနားၿပီး၊ သင့္အားဆက္သြယ္လာေသာ တစ္ဖက္လူကို ဘာဆက္လုပ္ရမလဲ ဆံုးျဖတ္ရန္ ကူညီေပးရာ ေရာက္ပါသည္။


အဆင့္ ၃


I will be out of the office on Monday 14 July, and will be back on Tuesday 29 July.

ဇူလိုင္လ (၁၄) ရက္ တနလၤာေန႔တြင္ ကၽြႏု္ပ္ ရံုးတြင္ ရွိလိမ့္မည္ မဟုတ္ပါ။ ဇူလိုင္လ (၂၉)ရက္ အဂၤါေန႔တြင္ ျပန္လည္ေရာက္ပါမည္။


ေန႔စြဲမ်ား တိက်စြာ ေဖာ္ျပပါ။ ကၽြႏု္ပ္သည္ ဇူလိုင္(၂၈)ရက္ တနလၤာေန႔တြင္ အားလပ္ရက္ခရီးစဥ္မွ ျပန္လာပါမည္။ သို႔ေသာ္ အလုပ္သို႔ အဂၤါေန႔မွ ျပန္လည္ေရာက္႐ိွမည္။ ဘယ္အခ်ိန္မ်ားသည္ သင္တကယ္ မရွိသည္ကို ရွင္းလင္းေအာင္ ျပဳလုပ္ေပးျခင္းျဖင့္ လူမ်ားကိုကူညီေပးပါ။


အဆင့္ ၄


For assistance, please contact the following people…..

အကူအညီအတြက္ ေက်းဇူးျပဳ၍ ေအာက္ပါပုဂၢိဳလ္မ်ားကို ဆက္သြယ္ပါ……


သင္မရွိေသာအခ်ိန္တြင္ လုပ္ပို္င္ခြင့္လႊဲထားေသာ သင္၏ လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္မ်ား၏ အမည္စာရင္းကို တိက်စြာ စာရင္းျပဳစုေပးထားပါ။ ၎အျပင္ အကယ္၍ သင္သည္ နယ္ပယ္မ်ားစြာ ကိုင္တြယ္သူျဖစ္ပါက သင္လႊဲလိုက္ေသာလူူမ်ား၏ ကၽြမ္းက်င္မႈနယ္ပယ္အလိုက္ စာရင္းခြဲေပးထားပါက ပိုမိုေကာင္းမြန္ပါသည္။ ထိုအခါ ဆက္သြယ္သူမ်ားသည္ မည္သည့္ကိစၥအတြက္ မည္သူ႔ဆီသို႔သြားရမည္ ကို  သိသြားၾကမည္ ျဖစ္သည္။ ကၽြႏု္ပ္ဆိုလွ်င္ ကၽြႏု္ပ္၏လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္မ်ား၏ အီးေမးလ္ လိပ္စာမ်ားကိုသာ ထည့္သြင္းေပးထားလိုက္ပါသည္။ ဤသို႔ထည့္ေပးလုိက္ျခင္းသည္ ပတ္သက္သူ အားလံုးအတြက္ ပိုမို လုပ္ရကိုင္ရ လြယ္ကူေစေသာေၾကာင့္ ျဖစ္သည္။


အဆင့္ ၅


However, if you need to contact me urgently, please SMS me on…..

သို႔ေသာ္ အကယ္၍ သင္သည္ ကၽြႏု္ပ္ဆီသို႔ အေရးတႀကီး ဆက္သြယ္ရန္လိုအပ္ပါက …………သို႔ေက်းဇူးျပဳ၍  SMS (စာတုိ) ပို႔ပါရန္။


သင္အေဝးသို႔ေရာက္ေနခ်ိန္တြင္ တစ္စံုတစ္ေယာက္က သင္အား လိုအပ္လာမည္ ျဖစ္သည္။ ထို႔ေၾကာင့္ ဆက္သြယ္ေရးနည္းလမ္းကို ထိန္းခ်ဳပ္လုိက္ပါ။ ဤေနရာတြင္ သင္သည္ သင့္ထံ ဆက္သြယ္ႏိုင္ေၾကာင္း ေျပာေနပါသည္။ သို႔ေသာ္ ဆက္သြယ္ရမည့္ နည္းလမ္းႏွင့္ပတ္သက္၍ သင္သည္ တိတိက်က် ႐ွိေနရမည္။ ကၽြႏု္ပ္သည္ အီေမးလ္မ်ား စစ္ေနမည္ မဟုတ္ပါ။ ကၽြႏု္ပ္၏သမီးႏွင့္ တင္းနစ္ကစားေနသည္ ျဖစ္ေသာေၾကာင့္ တယ္လီဖုန္းကို မေျဖခ်င္ပါ။ ထို႔ေၾကာင့္ text message  စာႏွင့္သတင္းေပးပိုမႈသည္  အသင့္ေလွ်ာ္ဆံုး ပင္ျဖစ္သည္။ စာႏွင့္အေၾကာင္းၾကားျခင္းမ်ားသည္ တုန္႔ျပန္မႈအမ်ားဆံုးရသည့္ ဆက္သြယ္ေရးပံုစံအျဖစ္ ဆက္လက္ ရပ္တည္ေနဆဲ ျဖစ္ပါသည္။    အဘယ္ေၾကာင့္ဆိုေသာ္          ၎တို႔သည္  ဆက္သြယ္ေနေသာ        ႏွစ္ဘက္စလံုးကို တိက်ေသာ အေၾကာင္းၾကားစာ တစ္ခု ခ်န္ထားေစႏိုင္ၿပီး၊ အေၾကာင္းျပန္ႏိုင္ရန္ အခ်ိန္လည္း ေပးေသာေၾကာင့္ျဖစ္သည္။


အဆင့္ ၆


Thanks again for your email – see you when I get back !

သင့္အီးေမးလ္ အတြက္ ေက်းဇူးေနာက္ထပ္ တင္ပါသည္။ ကၽြႏု္ပ္ ျပန္ေရာက္ေသာအခါ ျပန္ေတြ႕ၾကပါစို႔။


စာကို အဆံုးသတ္တတ္ရန္ အၿမဲတမ္း အေရးႀကီးပါသည္။ ၎သည္ ယဥ္ေက်းျပ႐ံုသက္သက္သာ မဟုတ္ပါ။ ၎ကဲ့သို႔ျပဳလုပ္ျခင္းျဖင့္ သင္သည္ တစ္ဖက္လူအား သင္တကယ္ ရံုးတြင္မရိွေၾကာင္း ထပ္မံသတိေပးသလို ျဖစ္ေသာေၾကာင့္ ဤစာအဆံုးသတ္ပံုမွာ အေရးႀကီးပါသည္။ ရက္ရွည္အားလပ္ရက္ အနားယူေနေၾကာင္း သတင္းေပးပို႔မႈသည္ “ကၽြႏု္ပ္ တစ္ေန႔ကုန္ အစည္းအေ၀းခန္းထဲ ေရာက္ေနပါသည္” ဟု အလိုအေလွ်ာက္ ျပန္ေျဖေပးေနျခင္းမိ်ဳးႏွင့္မတူ၊ ျခားနားပါသည္။


လူအမ်ားသည္ သူတို႔၏ ရံုးတြင္မရွိေၾကာင္း အလိုအလွ်ာက္ အေၾကာင္းၾကား သတင္းေပးပို႔ေစရာတြင္ မၾကာခဏ အမွားမ်ား ျပဳလုပ္တတ္ၾကပါသည္။ ဤသို႔ျဖစ္ျခင္းသည္ တစ္ဖက္လူမွ မိိမိအေပၚ မေကာင္းေသာထင္ျမင္ခ်က္ရွိျခင္း ကို ျဖစ္ေစႏိုင္ပါသည္။ အထူးသျဖင့္ အေျခခံက်ေသာ စာလံုးေပါင္းႏွင့္သဒၵါ အမွားမ်ိဳး ရွိခဲ့လွ်င္ျဖစ္ပါသည္။ ယင္းကဲ့သို႔ အေျခခံစာလံုးေပါင္းႏွင့္ သဒၵါအမွားမ်ားမွာလည္း မၾကာခဏ ျဖစ္ေလ့႐ွိပါသည္။ အဘယ္ေၾကာင့္ဆိုေသာ္ out of office message အမ်ားစုသည္ သင္ရံုးမွ ထြက္ခြာခါနီး အေလာတႀကီးျဖင့္ ေနာက္ဆံုးအခ်ိန္တြင္ ေရးေလ့ရွိေသာေၾကာင့္ ျဖစ္သည္။ ထို႔ေၾကာင့္ သင္ အနာဂတ္တြင္ အသံုးျပဳႏိုင္ရန္ သိမ္းဆည္းထားႏိုင္မည့္  ပံုစံခ်ထားၿပီးသား out of message message အခ်ိဳ႕ကို ေအာက္တြင္ ေဖာ္ျပလိုက္ပါသည္။


ပံုစံ (၁)


Thank you for your email.  I’m currently out of the office and will return on ___.

Kind regards,

သင္၏ အီးေမးလ္အတြက္ ေက်းဇူးတင္ပါသည္။ ကၽြႏ္ုပ္သည္ ယခု ေလာေလာဆယ္ ရံုးတြင္မရွိဘဲ ___ ရက္ေန႔တြင္ ျပန္လာပါမည္။ 


ပံုစံ (၂)

You have reached the mail box of ___.  I am out of the office at the moment and will be back on ___.  Please refer all urgent matters to ___ at the following address ___.

Regards,

သင္သည္ ___ ၏ email သို႔ ေရာက္႐ွိေနပါသည္။ ယခုေလာေလာဆယ္တြင္ ကၽြန္ပ္သည္ ရုံးတြင္မရွိဘဲ ___ ရက္ေန႔တြင္ျပန္ေရာက္ပါမည္။ ေက်းဇူးျပဳ၍ ေအာက္ပါအီးေမလ္ ___ တြင္႐ွိေသာ ___ သို႔ အေရးႀကီးကိစၥအားလုံးကို ေမးျမန္းဆက္သြယ္ အလုပ္လုပ္ကိုင္ႏိုင္ပါသည္။


ပံုစံ (၃)

Thank you for your email.  I will be out of the office until ___. If you need urgent help please contact my assistant ___ on [telephone number] or email ___.

Regards,

သင္၏ အီးေမးလ္အတြက္ေက်းဇူးတင္ပါသည္။ ကၽြႏု္ပ္သည္ ___ ေန႕အထိ ရုံးတြင္မရွိပါ။ အကယ္၍ သင္သည္ အေရးေပၚအကူအညီလိုအပ္ပါက ေက်းဇူးျပဳ၍ တယ္လီဖုန္းနံပါတ္ ___ (သို႔) အီးေမးလ္ ___ တြင္ရွိေသာ ကၽြႏု္ပ္၏လက္ေထာက္ထံသို႔ ဆက္သြယ္ပါ။


ပံုစံ (၄)

Thank you for your message.  I’m currently out of the office and only have intermittent accress to email.  If the matter needs urgent attention please contact ___ on [telephone number] or email ___.

Best regards,

သင္၏ message အတြက္ ေက်းဇူးတင္ပါသည္။ ကၽြႏု္ပ္သည္ ယခုေလာေလာဆယ္ ရုံးတြင္မရွိဘဲ အီးေမလ္းႏွင့္လည္း ခပ္က်ဲက်ဲ အဆက္အသြယ္သာရွိပါသည္။ အကယ္၍ ကိစၥသည္အေရးတႀကီး ကိစၥရွိပါက ေက်းဇူးျပဳ၍ ___ အား ဖုန္းနံပါတ္ ___ သို႔မဟုတ္ အီးေမးလ္ ___ တြင္ဆက္သြယ္ပါ။


ပံုစံ (၅)


Thank you for your email. I'm currently out of the office and will be returning on ___.  If the matter is urgent, please call me on my mobile on [telephone number]. Alternatively, please get in touch with ___ at the following email address ___.

Kind regards,

သင္၏ အီးေမးလ္အတြက္ေက်းဇူးတင္ပါသည္။ ယခုေလာေလာဆယ္တြင္ ကၽြန္ပ္သည္ ရုံးတြင္မရွိဘဲ ___ ရက္ေန႔တြင္ျပန္ေရာက္ပါမည္။ အကယ္၍ ကိစၥအေရးႀကီးပါက ေက်းဇူးျပဳ၍ ကၽြန္ပ္အား ကၽြန္ပ္၏ မိုဘိုင္းနံပါတ္ ___ တြင္ဆက္သြယ္ပါ။ နည္းလမ္းတစ္ခုအေနႏွင့္ ___ ႏွင့္ ေအာက္ပါ အီးေမးလ္လိပ္စာတြင္ ဆက္သြယ္မႈျပဳလုပ္ပါ။


ပံုစံ (၆)

Thank you for your message. Our office is closed today, [date], due to a national holiday.  I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as I can.

Best regards,

သင္၏သတင္းေပးပို႔မႈအတြက္ ေက်းဇူးတင္ပါသည္။ အစိုးရရုံးပိတ္ရက္ ျဖစ္ေသာေၾကာင့္ ကၽြန္ပ္တို႔၏ ရုံးခန္းသည္ ယေန႔ ပိတ္ပါသည္ [ေန႔စြဲ]။ ကၽြန္ပ္သည္ မနက္ျဖန္ရံုးသို႔ ျပန္ေရာက္မည္ျဖစ္ၿပီး၊ သင္၏အီးေမးလ္ကို ကၽြန္ပ္တတ္ႏိုင္သေလာက္ အေစာဆုံး အေၾကာင္းျပန္ေပးမည္ျဖစ္ပါသည္။


ေနာက္ဆုံး သတိျပဳရမည္မွာ သင္ရုံးတြင္ မရွိေၾကာင္း သတိေပးစာေရးျပီးပါက သင္သုံးေနသည့္ အီးေမးလ္ application တြင္ ပါရွိသည့္ function ကို ဖြင့္ထားခဲ့ရန္ျဖစ္ျပီး သင့္ကိုယ္သင္ အီးေမးလ္ တစ္ေစာင္ပို႕၍ အဆင္ေျပမေျပစမ္းသပ္ၾကည့္ရန္ ျဖစ္ပါသည္။


Linkedin.com မွ Steve Milton ၏ How to Write the Perfect Out of Office Message ႏွင့္ Blog.harwardcommunications.com မွ Out of office messages တို႕မွ ကိုးကားဘာသာျပန္ထားျခင္းျဖစ္ပါတယ္။


မူရင္းေဆာင္းပါးမ်ားကို ေအာက္ပါ link မ်ားတြင္ ဖတ္႐ႈႏိုင္ပါသည္။

How to Write the Perfect Out of Office Message
Out of office messages


LESSONS FROM OUR ARCHIVE

အျခားသင္ခန္းစာမ်ား ဖတ္႐ႈ ေလ့လာရန္ link - http://www.myanmar-network.net/page/index-of-articles-and-english-lessons


Myanmar Network အသင္းဝင္ထားျခင္းျဖင့္ ရရွိမည့္ အက်ိဳးေက်းဇူးမ်ား ]

- အဂၤလိပ္စာသင္ခန္းစာႏွင့္ အလုပ္ေခၚစာအသစ္မ်ား၊ UK စာေမးပြဲ သတင္းမ်ား ႏွင့္ အဂၤလိပ္စာသင္တန္း သတင္းမ်ားကို အသင္းဝင္မ်ားထံသာလွ်င္ e-mail ျဖင့္ အေၾကာင္းၾကားေပးမွာ ျဖစ္ပါသည္။
- ျဗိတိသွ်ေကာင္စီမွ ၾကီးမႉးက်င္းပေသာ ပြဲမ်ားကို အသင္းဝင္မ်ားသာ ၾကိဳတင္သိရွိျပီး အသင္းဝင္မဟုတ္သူမ်ားထက္ေစာ၍ စာရင္းေပးသြင္းႏိုင္ပါသည္။
- Myanmar Network ဝက္ဆိုက္ဒ္တြင္ အသင္းဝင္မ်ားသာလွ်င္ like ႏွင့္ comment ေပးႏိုင္မည္ျဖစ္သည္။
- စကားဝိုင္းမ်ား (Forum မ်ားတြင္)ႏွင့္ အလုပ္ေခၚစာမ်ားကိုလည္း ကိုယ္တိုင္ဝင္ေရာက္ေရးသားႏိုင္ပါသည္။
- အသင္းဝင္မ်ားတြင္ ကိုယ္ပိုင္ Profile Page ရွိမည္ျဖစ္ျပီး မိမိ၏ ဓာတ္ပံု၊ မိမိကိုယ္တိုင္႐ိုက္ထားေသာ ဓာတ္ပံုမ်ားႏွင့္ ဗီဒီယိုမ်ားလည္း တင္ႏိုင္မည္ ျဖစ္သည္။

- Join us now at - www.myanmar-network.net/main/authorization/signUp

[Unicode]

ကဲ၊ အဲဒီတော့ ယနေ့သည် ကျွနု်ပ်တို့၏ နှစ်စဉ်မိသားစု အပန်းဖြေအားလပ်ရက် မတိုင်မီ ရုံးတွင် ရှိသော နောက်ဆုံးရက်ဖြစ်သည် ဆိုပါစို့။ ကျွနု်ပ်၏ ရှေ့တွင် မိသားစု၊ စာအုပ်ကောင်းအချို့နှင့်အတူ နှစ်ပတ်ကြာ ပင်လယ်ကမ်းခြေခရီးစဉ်က ရှိနေပါသည်။


ကျွနု်ပ်၏ ကုမ္ပဏီသည်လည်း ကျွနု်ပ် နားမည်ဖြစ်ကြောင်း သိနေပါသည်။ လုပ်ဖော်ကိုင်ဘက်အားလုံးကို အကြောင်းကြား ပြီးဖြစ်သည်။ ထပ်မံ၍ သတိပေးပြီးလည်းဖြစ်သည်။ အီးမေးလ် စာလက်ခံရာ (Inbox) တွင်လည်း အလုပ်ကြွေးကျန် ဘာမှမရှိသလောက် ဖြစ်နေပါသည်။ ထို့ကြောင့် နောက်ဆုံးလုပ်စရာအရာဟူ၍ ကျွနု်ပ်ရုံးတွင်မရှိကြောင်း Out of office message (အလိုအလျှောက် စာပြန်ပေးမည့် ပြန်စာမျိုး) ကို ရေးရန်သာ ရှိပါတော့သည်။


သင်၏ ရုံးတွင်မရှိကြောင်းအသိပေးအကြောင်းကြားမှုသည် မှန်ကန်မှုရှိရန် အလွန် အရေးကြီးပါသည်။ ပထမဆုံးအနေနှင့် အီးမေးလ်ပို့မည့် သူများကို သင်သည် သူတို့၏ စာကို ချက်ချင်းအကြောင်းပြန်ပေးနိုင်မည်မဟုတ်ဆိုသည်ကို ၎င်းအကြောင်းကြားစာနှင့် သိစေမည် ဖြစ်သည်။ ဒုတိယအနေနှင့် အကယ်၍ သင်၏ရေးသားထားပုံ မှန်ကန်ပါက ၎င်းအချက်သည် လူတွေက သင့်ဆီကို ငါးမိနစ်ကြာတိုင်းတစ်ခါ ဖုန်းဆက်ခေါ်တော့မည်မဟုတ်။ အဘယ်ကြောင့်ဆိုသော် အခုလောလောဆယ် ဆက်သွယ်မရရှိပါ ဟုပြောခြင်းနှင့် အမှန်တကယ် ရုံးတွင်မရှိခြင်းတို့ကြားတွင် ကွာခြားချက် ရှိနေသောကြောင့် ဖြစ်သည်။ ၎င်းပြင် နောက်ဆုံးတွင် ကောင်းမွန်သော Out of office စာမျိုးသည် လူများကို အခြားမည်သည့်နေရာသို့ အကူအညီတောင်းခံနိုင်ကြောင်း မှန်ကန်သော ညွန်ကြားချက်များ ပေးမည်ဖြစ်သောကြောင့် သင်၏ အားလပ်ရက်အနားယူခြင်းသည် သူတို့၏ လုပ်ငန်းစဉ်များအတွက် အဖုအထစ် ဖြစ်စေတော့မည် မဟုတ်ပါ။

ပြီးပြည်စုံမှုရှိသော ရုံးတွင်မရှိကြောင်းအကြောင်းပြန်စာရေးသားနိုင်ရန်အတွက် အသုံးဝင်စေမည့် အကြံပြုချက်များကို ဤနေရာတွင် ဖော်ပြပေးပါမည်။


အဆင့် ၁


Hi Thank you for your e-mail. (ဟိုင်း(နှုတ်ဆက်) သင့် အီမေးလ်အတွက် ကျေးဇူးတင်ပါတယ်။)

အမြဲတမ်းနှုတ်ဆက်မှုနှင့် ကျေးဇူးတင်ကြောင်း ပြောဆိုပါ။ ဤအချက်သည် သူတို့ သင့်ကို လိုအပ်နေကြောင်း သင်သိရှိပါသည်၊ သင်မရှိနေခြင်းကြောင့် သင်သည် သူတို့ကို အဆင်မပြေမှု ဖြစ်စေပါတော့မည်ဟု စာလက်ခံသူအား အချက်ပြရာရောက်ပါသည်။


အဆင့် ၂


I am now out of the office on family vacation/at a conference/travelling to China, etc.

ကျွနု်ပ်သည် ယခု (မိသားစုအားလပ်ရက် ခရီးသွားနေ (သို့) ကွန်ဖရင့် အစည်းအဝေးတစ်ခုတွင် တက်ရောက်နေ (သို့) တရုတ်နိုင်ငံသို့ခရီးသွားနေ စသဖြင့်) သောကြောင့် ရုံးတွင် မရှိပါ။


သင် out of office ဖြစ်ရသည့် အကြာင်းရင်းကိုပေးပါ။ ဆက်စပ်မှုအကြောင်းအရာသည် အရေးကြီးပါသည်။ အဘယ်ကြောင့်ဆိုသော် ၎င်းသည် တစ်ဖက်လူအား သင်၏အခြေအနေကို နားလည်စေပါသည်။ အားလပ်ရက်ခရီးသွားနေခြင်းသည် နာရီ / ရက်အနည်းငယ် ဆက်သွယ်၍ မရခြင်းမျိုးသက်သက် နှင့် ခြားနားပြီး၊ သင့်အားဆက်သွယ်လာသော တစ်ဖက်လူကို ဘာဆက်လုပ်ရမလဲ ဆုံးဖြတ်ရန် ကူညီပေးရာ ရောက်ပါသည်။


အဆင့် ၃


I will be out of the office on Monday 14 July, and will be back on Tuesday 29 July.

ဇူလိုင်လ (၁၄) ရက် တနင်္လာနေ့တွင် ကျွနု်ပ် ရုံးတွင် ရှိလိမ့်မည် မဟုတ်ပါ။ ဇူလိုင်လ (၂၉)ရက် အင်္ဂါနေ့တွင် ပြန်လည်ရောက်ပါမည်။


နေ့စွဲများ တိကျစွာ ဖော်ပြပါ။ ကျွနု်ပ်သည် ဇူလိုင်(၂၈)ရက် တနင်္လာနေ့တွင် အားလပ်ရက်ခရီးစဉ်မှ ပြန်လာပါမည်။ သို့သော် အလုပ်သို့ အင်္ဂါနေ့မှ ပြန်လည်ရောက်ရှိမည်။ ဘယ်အချိန်များသည် သင်တကယ် မရှိသည်ကို ရှင်းလင်းအောင် ပြုလုပ်ပေးခြင်းဖြင့် လူများကိုကူညီပေးပါ။


အဆင့် ၄


For assistance, please contact the following people…..

အကူအညီအတွက် ကျေးဇူးပြု၍ အောက်ပါပုဂ္ဂိုလ်များကို ဆက်သွယ်ပါ……


သင်မရှိသောအချိန်တွင် လုပ်ပိုင်ခွင့်လွှဲထားသော သင်၏ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်များ၏ အမည်စာရင်းကို တိကျစွာ စာရင်းပြုစုပေးထားပါ။ ၎င်းအပြင် အကယ်၍ သင်သည် နယ်ပယ်များစွာ ကိုင်တွယ်သူဖြစ်ပါက သင်လွှဲလိုက်သောလူူများ၏ ကျွမ်းကျင်မှုနယ်ပယ်အလိုက် စာရင်းခွဲပေးထားပါက ပိုမိုကောင်းမွန်ပါသည်။ ထိုအခါ ဆက်သွယ်သူများသည် မည်သည့်ကိစ္စအတွက် မည်သူ့ဆီသို့သွားရမည် ကို  သိသွားကြမည် ဖြစ်သည်။ ကျွနု်ပ်ဆိုလျှင် ကျွနု်ပ်၏လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်များ၏ အီးမေးလ် လိပ်စာများကိုသာ ထည့်သွင်းပေးထားလိုက်ပါသည်။ ဤသို့ထည့်ပေးလိုက်ခြင်းသည် ပတ်သက်သူ အားလုံးအတွက် ပိုမို လုပ်ရကိုင်ရ လွယ်ကူစေသောကြောင့် ဖြစ်သည်။


အဆင့် ၅


However, if you need to contact me urgently, please SMS me on…..

သို့သော် အကယ်၍ သင်သည် ကျွနု်ပ်ဆီသို့ အရေးတကြီး ဆက်သွယ်ရန်လိုအပ်ပါက …………သို့ကျေးဇူးပြု၍  SMS (စာတို) ပို့ပါရန်။


သင်အဝေးသို့ရောက်နေချိန်တွင် တစ်စုံတစ်ယောက်က သင်အား လိုအပ်လာမည် ဖြစ်သည်။ ထို့ကြောင့် ဆက်သွယ်ရေးနည်းလမ်းကို ထိန်းချုပ်လိုက်ပါ။ ဤနေရာတွင် သင်သည် သင့်ထံ ဆက်သွယ်နိုင်ကြောင်း ပြောနေပါသည်။ သို့သော် ဆက်သွယ်ရမည့် နည်းလမ်းနှင့်ပတ်သက်၍ သင်သည် တိတိကျကျ ရှိနေရမည်။ ကျွနု်ပ်သည် အီမေးလ်များ စစ်နေမည် မဟုတ်ပါ။ ကျွနု်ပ်၏သမီးနှင့် တင်းနစ်ကစားနေသည် ဖြစ်သောကြောင့် တယ်လီဖုန်းကို မဖြေချင်ပါ။ ထို့ကြောင့် text message  စာနှင့်သတင်းပေးပိုမှုသည်  အသင့်လျှော်ဆုံး ပင်ဖြစ်သည်။ စာနှင့်အကြောင်းကြားခြင်းများသည် တုန့်ပြန်မှုအများဆုံးရသည့် ဆက်သွယ်ရေးပုံစံအဖြစ် ဆက်လက် ရပ်တည်နေဆဲ ဖြစ်ပါသည်။    အဘယ်ကြောင့်ဆိုသော်          ၎င်းတို့သည်  ဆက်သွယ်နေသော        နှစ်ဘက်စလုံးကို တိကျသော အကြောင်းကြားစာ တစ်ခု ချန်ထားစေနိုင်ပြီး၊ အကြောင်းပြန်နိုင်ရန် အချိန်လည်း ပေးသောကြောင့်ဖြစ်သည်။


အဆင့် ၆


Thanks again for your email – see you when I get back !

သင့်အီးမေးလ် အတွက် ကျေးဇူးနောက်ထပ် တင်ပါသည်။ ကျွနု်ပ် ပြန်ရောက်သောအခါ ပြန်တွေ့ကြပါစို့။


စာကို အဆုံးသတ်တတ်ရန် အမြဲတမ်း အရေးကြီးပါသည်။ ၎င်းသည် ယဉ်ကျေးပြရုံသက်သက်သာ မဟုတ်ပါ။ ၎င်းကဲ့သို့ပြုလုပ်ခြင်းဖြင့် သင်သည် တစ်ဖက်လူအား သင်တကယ် ရုံးတွင်မရှိကြောင်း ထပ်မံသတိပေးသလို ဖြစ်သောကြောင့် ဤစာအဆုံးသတ်ပုံမှာ အရေးကြီးပါသည်။ ရက်ရှည်အားလပ်ရက် အနားယူနေကြောင်း သတင်းပေးပို့မှုသည် “ကျွနု်ပ် တစ်နေ့ကုန် အစည်းအဝေးခန်းထဲ ရောက်နေပါသည်” ဟု အလိုအလျှောက် ပြန်ဖြေပေးနေခြင်းမျိုးနှင့်မတူ၊ ခြားနားပါသည်။


လူအများသည် သူတို့၏ ရုံးတွင်မရှိကြောင်း အလိုအလျှာက် အကြောင်းကြား သတင်းပေးပို့စေရာတွင် မကြာခဏ အမှားများ ပြုလုပ်တတ်ကြပါသည်။ ဤသို့ဖြစ်ခြင်းသည် တစ်ဖက်လူမှ မိမိအပေါ် မကောင်းသောထင်မြင်ချက်ရှိခြင်း ကို ဖြစ်စေနိုင်ပါသည်။ အထူးသဖြင့် အခြေခံကျသော စာလုံးပေါင်းနှင့်သဒ္ဒါ အမှားမျိုး ရှိခဲ့လျှင်ဖြစ်ပါသည်။ ယင်းကဲ့သို့ အခြေခံစာလုံးပေါင်းနှင့် သဒ္ဒါအမှားများမှာလည်း မကြာခဏ ဖြစ်လေ့ရှိပါသည်။ အဘယ်ကြောင့်ဆိုသော် out of office message အများစုသည် သင်ရုံးမှ ထွက်ခွာခါနီး အလောတကြီးဖြင့် နောက်ဆုံးအချိန်တွင် ရေးလေ့ရှိသောကြောင့် ဖြစ်သည်။ ထို့ကြောင့် သင် အနာဂတ်တွင် အသုံးပြုနိုင်ရန် သိမ်းဆည်းထားနိုင်မည့်  ပုံစံချထားပြီးသား out of message message အချို့ကို အောက်တွင် ဖော်ပြလိုက်ပါသည်။


ပုံစံ (၁)


Thank you for your email.  I’m currently out of the office and will return on ___.

Kind regards,

သင်၏ အီးမေးလ်အတွက် ကျေးဇူးတင်ပါသည်။ ကျွန်ုပ်သည် ယခု လောလောဆယ် ရုံးတွင်မရှိဘဲ ___ ရက်နေ့တွင် ပြန်လာပါမည်။ 


ပုံစံ (၂)


You have reached the mail box of ___.  I am out of the office at the moment and will be back on ___.  Please refer all urgent matters to ___ at the following address ___.

Regards,

သင်သည် ___ ၏ email သို့ ရောက်ရှိနေပါသည်။ ယခုလောလောဆယ်တွင် ကျွန်ပ်သည် ရုံးတွင်မရှိဘဲ ___ ရက်နေ့တွင်ပြန်ရောက်ပါမည်။ ကျေးဇူးပြု၍ အောက်ပါအီးမေလ် ___ တွင်ရှိသော ___ သို့ အရေးကြီးကိစ္စအားလုံးကို မေးမြန်းဆက်သွယ် အလုပ်လုပ်ကိုင်နိုင်ပါသည်။


ပုံစံ (၃)


Thank you for your email.  I will be out of the office until ___. If you need urgent help please contact my assistant ___ on [telephone number] or email ___.

Regards,

သင်၏ အီးမေးလ်အတွက်ကျေးဇူးတင်ပါသည်။ ကျွနု်ပ်သည် ___ နေ့အထိ ရုံးတွင်မရှိပါ။ အကယ်၍ သင်သည် အရေးပေါ်အကူအညီလိုအပ်ပါက ကျေးဇူးပြု၍ တယ်လီဖုန်းနံပါတ် ___ (သို့) အီးမေးလ် ___ တွင်ရှိသော ကျွနု်ပ်၏လက်ထောက်ထံသို့ ဆက်သွယ်ပါ။


ပုံစံ (၄)


Thank you for your message.  I’m currently out of the office and only have intermittent accress to email.  If the matter needs urgent attention please contact ___ on [telephone number] or email ___.

Best regards,

သင်၏ message အတွက် ကျေးဇူးတင်ပါသည်။ ကျွနု်ပ်သည် ယခုလောလောဆယ် ရုံးတွင်မရှိဘဲ အီးမေလ်းနှင့်လည်း ခပ်ကျဲကျဲ အဆက်အသွယ်သာရှိပါသည်။ အကယ်၍ ကိစ္စသည်အရေးတကြီး ကိစ္စရှိပါက ကျေးဇူးပြု၍ ___ အား ဖုန်းနံပါတ် ___ သို့မဟုတ် အီးမေးလ် ___ တွင်ဆက်သွယ်ပါ။


ပုံစံ (၅)


Thank you for your email. I'm currently out of the office and will be returning on ___.  If the matter is urgent, please call me on my mobile on [telephone number]. Alternatively, please get in touch with ___ at the following email address ___.

Kind regards,

သင်၏ အီးမေးလ်အတွက်ကျေးဇူးတင်ပါသည်။ ယခုလောလောဆယ်တွင် ကျွန်ပ်သည် ရုံးတွင်မရှိဘဲ ___ ရက်နေ့တွင်ပြန်ရောက်ပါမည်။ အကယ်၍ ကိစ္စအရေးကြီးပါက ကျေးဇူးပြု၍ ကျွန်ပ်အား ကျွန်ပ်၏ မိုဘိုင်းနံပါတ် ___ တွင်ဆက်သွယ်ပါ။ နည်းလမ်းတစ်ခုအနေနှင့် ___ နှင့် အောက်ပါ အီးမေးလ်လိပ်စာတွင် ဆက်သွယ်မှုပြုလုပ်ပါ။


ပုံစံ (၆)


Thank you for your message. Our office is closed today, [date], due to a national holiday.  I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as I can.

Best regards,

သင်၏သတင်းပေးပို့မှုအတွက် ကျေးဇူးတင်ပါသည်။ အစိုးရရုံးပိတ်ရက် ဖြစ်သောကြောင့် ကျွန်ပ်တို့၏ ရုံးခန်းသည် ယနေ့ ပိတ်ပါသည် [နေ့စွဲ]။ ကျွန်ပ်သည် မနက်ဖြန်ရုံးသို့ ပြန်ရောက်မည်ဖြစ်ပြီး၊ သင်၏အီးမေးလ်ကို ကျွန်ပ်တတ်နိုင်သလောက် အစောဆုံး အကြောင်းပြန်ပေးမည်ဖြစ်ပါသည်။


နောက်ဆုံး သတိပြုရမည်မှာ သင်ရုံးတွင် မရှိကြောင်း သတိပေးစာရေးပြီးပါက သင်သုံးနေသည့် အီးမေးလ် application တွင် ပါရှိသည့် function ကို ဖွင့်ထားခဲ့ရန်ဖြစ်ပြီး သင့်ကိုယ်သင် အီးမေးလ် တစ်စောင်ပို့၍ အဆင်ပြေမပြေစမ်းသပ်ကြည့်ရန် ဖြစ်ပါသည်။


Linkedin.com မှ Steve Milton ၏ How to Write the Perfect Out of Office Message နှင့် Blog.harwardcommunications.com မှ Out of office messages တို့မှ ကိုးကားဘာသာပြန်ထားခြင်းဖြစ်ပါတယ်။


မူရင်းဆောင်းပါးများကို အောက်ပါ link များတွင် ဖတ်ရှုနိုင်ပါသည်။

How to Write the Perfect Out of Office Message
Out of office messages

Views: 5391

Reply to This

Replies to This Discussion

Thanks

Thanks you for your lecture

Thanks a lot.

RSS

Featured Discussions

© 2019   Created by Myanmar Network.   Powered by

Badges  |  Report an Issue  |  Terms of Service